會(huì )議會(huì )展設備所需
各種類(lèi)型的會(huì )議都需要使用視聽(tīng)設備，在視聽(tīng)設備方面的要求更是嚴謹，不管是音響、麥克風(fēng)、放映機、銀幕等等，都要一定的質(zhì)量，因此更需要專(zhuān)業(yè)人員的協(xié)助規劃。
放映設備:指在會(huì )議室內演講時(shí)所用到的輔助器材
如以下具體器材
1.幻燈機
在會(huì )議的產(chǎn)業(yè)里，35mm幻燈機是最常被用做幻燈片投影之用?？逻_愛(ài)影AT-III是35mm幻機中最耐操作的機器，此型機器提供了自動(dòng)對焦、有線(xiàn)遙控、高亮度影像及背后更換燈泡等功能。標準柯達愛(ài)影系列的亮度能勝任于小型會(huì )議室及小于2．4米的銀幕。不管如何，長(cháng)距離或大銀幕的投影必須要有色飽和度高的燈泡，柯達愛(ài)影系列幻燈機并可選擇較亮的燈泡，但這些較亮的燈泡壽命較短且價(jià)格昂貴，因此視聽(tīng)出租公司會(huì )收取較高的費用。超強光投影機用于3．7米寬以下的銀幕其效果是非常好的。當加上高速鏡頭時(shí)，超強光投影機可投射于3．7米寬以下、距離27．4米以?xún)鹊你y幕。越大的銀幕越需要更多的亮度，因此任何大于3．7米的銀幕便需要氙氣燈泡幻燈機。氙氣燈泡填充著(zhù)高壓氣體。大部分的視聽(tīng)出租公司需要有受過(guò)訓練的人來(lái)操作這些設備。
雖然氖氣燈泡幻燈機必須用在較大型的場(chǎng)所，卻也有兩個(gè)潛在性的問(wèn)題必須注意：(1)過(guò)熱會(huì )引起幻燈片扭曲或融化；(2)散熱風(fēng)扇噪音非常地大。不論任何型式的幻燈機，幻燈機片槽及鏡頭是必須特別注意的?？逻_的幻燈片槽有80片及140片兩種型式，通用型80片幻燈片槽設計符合大部分的安裝。而豪華通用型(或歐陸型)片槽則使用于名片、塑膠片和3 毫米厚的玻璃片。鏡頭是將幻燈片影像放大投射到銀幕，鏡頭大小則取決于投射距離及銀幕大小。一般視聽(tīng)出租公司提供10-15厘米變焦鏡頭給出租的幻燈機使用。如果需要長(cháng)距離或短距離的鏡頭，視聽(tīng)出租公司則會(huì )收取額外的費用。另一個(gè)附件則是延長(cháng)有線(xiàn)遙控距離，目前有無(wú)線(xiàn)遙控可供選擇，不過(guò)要事先確定其相容性。
2.投影片投影機
是最簡(jiǎn)單的視聽(tīng)設備，它利用鏡子折射方式將透明片的資料投射到最大3米)(3米的平面銀幕上。投影片投影機可以多用途地簡(jiǎn)單使用，它可以讓演講者在簡(jiǎn)報中有即興的演出，更進(jìn)一步的來(lái)說(shuō)，投影片投影機提供了較亮的影像，讓演講者在微暗的空間里工作。
3.實(shí)物投影機
其外形酷似手提型投影片投影機，主要構造包含一小型攝影機、光源及置物板；使用時(shí)，將一實(shí)際的物件，如商品樣本、相片、印刷品等立體的物件放在置物板上，打上光源，透過(guò)實(shí)物投影機上的小攝影機將此物件拍攝下來(lái)，再連接影像投射器(如小單槍等)，使物件放大投射到銀幕上，如此，與會(huì )者不需全數擠到前面就能看清楚演講者介紹的"實(shí)物"。此外攝影機的鏡頭可以自動(dòng)對焦，也可將實(shí)物放大或縮小。實(shí)物投影機還有一種特色是光源可完全控制在置物板的范圍內，而一般專(zhuān)業(yè)型攝影機可能因為對攝影的物件提供額外照明時(shí)，增加會(huì )場(chǎng)亮度而使小單槍投射在銀幕上畫(huà)面的質(zhì)量降低。
4.16mm投影機
雖然已快速的被錄影機所取代，但還是有些演講者使用動(dòng)感投影機，最常使用的是16mm投影機，當要采購時(shí)要特別注明膠卷是有聲或無(wú)聲，如果是有聲的膠卷則要決定光學(xué)式或磁帶式聲軌，光學(xué)式其聲軌錄制在影片兩旁的齒孔，而磁帶式聲軌則是將磁條置于膠卷上。磁帶式膠卷偶爾用于歐陸而不常用于本地視聽(tīng)出租市場(chǎng)。如果有客戶(hù)需要使用則要多花一點(diǎn)時(shí)間來(lái)安排。16mm投影機的聲音必須與音樂(lè )系統連接，雖然此投影機大部分都內建喇叭，但通常只通用于較小型的空間，且其聲音質(zhì)量不佳。下一步要考慮的是膠卷上帶機構，手動(dòng)上帶式投影機其操作者需要將膠卷通過(guò)許多的閘門(mén)及元件。而自動(dòng)上帶式投影機則會(huì )將膠卷自動(dòng)裝于投影機。為避免上帶及操作時(shí)的失誤，最好雇請專(zhuān)業(yè)人員。對于投影片來(lái)說(shuō)，長(cháng)距離大銀幕的投影需要使用色飽和度高的燈泡。在標準16mm投影機之后下一步便是帆MARC燈泡投影機，色飽和度最高的16mm投影機燈泡是氙氣燈泡，就如同氙氣燈泡幻燈機一樣，此類(lèi)投影機必須要有專(zhuān)業(yè)人員來(lái)操作。氙氣燈泡投影機非常的昂貴，但對于要用于投影相同空間尺寸而言，仍比電視投影機便宜許多，而且16mm影片質(zhì)量比錄影帶訊號高出許多。
5.幕墻
選擇了不適當的銀幕材質(zhì)投影影像，投影設備就形同虛設，使用銀幕首先要決定的是銀幕尺寸，而選擇銀幕尺寸則必須考慮到會(huì )議室的容量；尺寸和天花板高度。一旦決定了銀幕的尺寸，那接下來(lái)則是要考慮下列3個(gè)關(guān)鍵項目：型式、規格及材質(zhì)。最常用的活動(dòng)式銀幕為三角架式銀幕。此型銀幕是以三角架置于地面，而以中間桿件為支撐，將銀幕往上拉固定?；顒?dòng)式三角架的尺寸范圍在1．2-2．4米之間，此類(lèi)型銀幕只需一個(gè)人即可操作使用。而銀幕的規格則是取決于媒體的型式。正方形的銀幕較能符合所有的媒體影像。而長(cháng)方形4：3比例的規格則是供16mm投影機及電視影像使用。有幾種銀幕材質(zhì)可供選擇：白色、珠光和透明背投等。白色銀幕是全平面、不透光，可視角度較寬，是較常為會(huì )議室內使用的銀幕。而珠光銀幕其可視角度則較受限制，其可視角度通常較白色銀幕為窄。而透明背投銀幕材質(zhì)則為塑膠，其表面覆以特殊灰色物質(zhì)，以能使影像從銀幕背后投影而能讓人從銀幕前方觀(guān)看。此型銀幕為高反射性銀幕，但其可視角度非常狹窄。
6.投影機架
要將投影設備置于適當的投影位置，必須置于經(jīng)過(guò)精心設計過(guò)的架子或是升降機。對于出租業(yè)而言，Safelock及活動(dòng)式推車(chē)為最常用的兩種基本設備。Safelock架的四腳可以自由伸縮定位，其最高的高度為142厘米。這個(gè)高度對于單臺幻燈機或投影機面言是一個(gè)非常合適的高度。而活動(dòng)推車(chē)則可容納較多的投影機，其高度最高可達137厘米?；顒?dòng)推車(chē)的租金通常比Safelock為高。81厘米高的活動(dòng)推車(chē)較適合用于投影片投影機，而137厘米高的活動(dòng)推車(chē)則可安全的承受視訊監視器。許多視聽(tīng)出租公司為了美觀(guān)，都會(huì )在推車(chē)四周裝上擋板。如果宴會(huì )廳中沒(méi)有投影機房的設計，那投影機架就必須安置在鷹架或平臺上。不管投影機架要安裝在哪里，都必須要注意尺寸、高度及穩定性等技術(shù)性的需求?！?/span>
7.視訊設備
視訊節目及其設備可分類(lèi)為下列3個(gè)范圍：
1．一般使用者／家用等級。
2．工業(yè)用／有線(xiàn)系統等級。
3．廣播用等級。
8.音響設備
音響設備對會(huì )議的質(zhì)量具有相當大的影響，會(huì )議經(jīng)理人如果能將下列幾項音響方面的基本因素考慮進(jìn)去的話(huà)，那么對會(huì )議質(zhì)量的提高有相當大的幫助。
9.麥克風(fēng)
麥克風(fēng)可以說(shuō)是會(huì )議活動(dòng)中使用得最頻繁、最重要的視聽(tīng)器材之一。然而麥克風(fēng)的種類(lèi)繁多，特性也不同，因此了解各種麥克風(fēng)的特性及正確的使用方法，將使會(huì )議進(jìn)行得更順利，并節省不必要的器材租用費。麥克風(fēng)可粗略分成兩種。
a.有線(xiàn)麥克風(fēng)：
簡(jiǎn)而言之是麥克風(fēng)本身再接上一條訊號線(xiàn)，當會(huì )議需要錄音時(shí)，使用有線(xiàn)麥克風(fēng)的穩定性通常會(huì )比無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)高，另外還需要提醒演講者一定要對著(zhù)麥克風(fēng)講話(huà)，否則可能錄不到或錄不清楚聲音。
b.無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)：
從表面上看來(lái)，麥克風(fēng)本身就只有一支麥克風(fēng)，沒(méi)有線(xiàn)接著(zhù)，它的種類(lèi)很多，可依據使用的狀況來(lái)選擇麥克風(fēng)的型式：
1．手握式無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)：適用于會(huì )議過(guò)程進(jìn)行至Q&A時(shí)段供與會(huì )者發(fā)問(wèn)。
2．領(lǐng)夾式(俗稱(chēng)小蜜蜂)或肩掛式無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)：適用于演講者需走動(dòng)且運用雙手時(shí)，還需隨身佩帶一個(gè)接收器。同時(shí)使用兩支以上的無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)時(shí)，必須每支使用不同的頻率才能發(fā)音，當然頻率越多，產(chǎn)生相互干擾的情況越嚴重。在使用麥克風(fēng)前，我們先要決定這場(chǎng)會(huì )議中需要多少支麥克風(fēng)，在-場(chǎng)將近百人的會(huì )議中，至少在講臺與主桌臺上需要麥克風(fēng)，如果會(huì )議有雙向溝通的時(shí)段，就要考慮在觀(guān)眾席放置麥克風(fēng)，講臺的麥克風(fēng)必須要注意高度，而麥克風(fēng)的頭可以任意轉動(dòng)以符合不同身高的演講者。最佳的直立式麥克風(fēng)高度為1．8-3米，演講者只要調整麥克風(fēng)頭的上下高度即可。在一場(chǎng)重要會(huì )議中，最好準備"備用"的麥克風(fēng)，否則在開(kāi)幕式；專(zhuān)題演講或現場(chǎng)直播中麥克風(fēng)突然消音，將是會(huì )議的一大敗筆。如果演講者在會(huì )場(chǎng)中要來(lái)回走動(dòng)，那就要考慮"領(lǐng)夾式"的麥克風(fēng)，它可以?shī)A在衣服上。在討論會(huì )中有幾件事情要特別考慮，一般來(lái)說(shuō)主席、報告人、評論人都應該有麥克風(fēng)，如果因為經(jīng)遇考慮，可對兩人使用一支麥克風(fēng)，如果與會(huì )者要提出問(wèn)題時(shí)，可以在觀(guān)眾席的走道處放置直立式麥克風(fēng)。無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)會(huì )因為會(huì )場(chǎng)死角、天花板的因素造成收訊不良，質(zhì)量高而且穩定的無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)通常價(jià)格都比較高，更何況無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)都使用電池，電池的強弱也會(huì )影響收訊的質(zhì)量。酒會(huì )或茶會(huì )時(shí)，可以使用雙重或多重的無(wú)電天線(xiàn)系統，這樣就可以接收到最強和最清晰的音質(zhì)。當使用無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)時(shí)，最好"備用"一套夾式的麥克風(fēng)。在此給你一個(gè)建議，如果你一定要使用無(wú)線(xiàn)麥克風(fēng)，最好租用對會(huì )場(chǎng)熟悉的音響公司，才能提供較佳的質(zhì)量服務(wù)。
10.錄音
如果在一場(chǎng)會(huì )議中考慮到錄音，就必須要在演講區增加麥克風(fēng)或者是從會(huì )場(chǎng)的音效系統中收音，如果是全場(chǎng)錄音就比較簡(jiǎn)單，只要與會(huì )場(chǎng)的連接即可，通常會(huì )場(chǎng)都會(huì )提供這種協(xié)助，可以將喧鬧聲音降到最低，而演講者也不會(huì )弄不清楚使用哪一只麥克風(fēng)。
11.室內音響
大部分符合會(huì )議標準的場(chǎng)地都有室內音響系統，在你決定是否要使用其音效系統前，一定要親自身臨其境地感受一下，即使當時(shí)的效果非常好，但是在會(huì )議前兩天最好再去檢視一次。當你決定使用會(huì )議本身音效時(shí)，而你所使用的會(huì )議室僅僅是可分隔會(huì )議室中的一間，那么你一定要確定是否每一間有獨立的音效系統，一流的會(huì )議場(chǎng)地都會(huì )特別留意可分隔會(huì )議室的隔音效果，提供最佳會(huì )議場(chǎng)地。
12.擴音器
擴音器位置放在會(huì )議室前面比放在前幾排或后排聲大，如果你仍然對于會(huì )場(chǎng)本身的音效系統感到質(zhì)疑時(shí)，建議你另外找一家聲譽(yù)好的音響公司協(xié)助音效安排，對一個(gè)成功會(huì )議來(lái)說(shuō)也是關(guān)鍵的因素。