1．會(huì )前兩年半：
(1)確定會(huì )議日期與場(chǎng)地：視察場(chǎng)地、評估并商議費用。
(2)評估財源并制作預算：預估此案收入及支出。
(3)成立籌備委員會(huì )：邀請相關(guān)部門(mén)適合的人選并分工。
(4)成立秘書(shū)處：指定工作人員、安置設備并建立檔案。
(5)設計會(huì )議logo:印制信封、信紙。
(6)確定飯店房間數的預定：視察使用的飯店房間及設備，并請飯店報價(jià)、簽約。
(7)確定會(huì )議室使用數量：并視察有關(guān)設備、場(chǎng)地簽約。
(8)制作工作進(jìn)度表：可委由會(huì )議籌辦人控制進(jìn)度。
(9)搜集準備宣傳寄發(fā)名單：寄發(fā)會(huì )議宣傳資料、報名表等。
(10)定期召開(kāi)籌備會(huì )議，審視各項工作進(jìn)度及決議。
這個(gè)階段通常時(shí)間最長(cháng)，事情最多，因為要籌備的事項很多，所以最好早一點(diǎn)開(kāi)始進(jìn)行。
2．會(huì )前二年：
(1)制作籌備企劃書(shū)，用以提報政府單位申請經(jīng)費補助或向民間相關(guān)組織募款：含會(huì )議緣起、宗旨、內容;擬邀請演講者陣容、主題;籌備委員會(huì )組織及名單；各組工作職責、工作進(jìn)度表和預算。
(2)擬定推廣計劃：本次會(huì )議如何有效宣傳。
(3)選定合適的會(huì )議或展覽專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)公司，可協(xié)助主辦單位整體規劃一個(gè)具專(zhuān)業(yè)水準的會(huì )議，避免人力資源浪費，并有效控制預算的花費。
(4)草擬學(xué)術(shù)節目：確定會(huì )議主題及擬邀請講員名單。
(5)決定報名費及相關(guān)費用：可參考以前會(huì )議并由籌備會(huì )決議。
(6)搜集旅游、藝文等資料：可指定專(zhuān)業(yè)旅行社辦理。
(7)決定會(huì )議是否使用同步翻譯：如需使用，得預訂設備、翻譯人員，并增加預算。
3．會(huì )前18個(gè)月：
(1)草擬會(huì )議通告：含邀請函、會(huì )議日期地點(diǎn)、主題等。
(2)印刷并寄發(fā)會(huì )議通告：初步預告可能參與人士，大會(huì )將于何時(shí)何地舉行以及報名費等資料。
(3)確定學(xué)術(shù)節目形態(tài)及內容：發(fā)函邀請演講人及各場(chǎng)次主持人。
(4)確定社交節目的安排：包括酒會(huì )、晚宴及眷屬的活動(dòng)、開(kāi)閉幕典禮等。
(5)設定大會(huì )所有印刷品的印刷時(shí)間表并與印刷設計公司協(xié)調：宣傳手冊、報名表、論文摘要表、海報、節目手冊、名牌、證書(shū)、邀請卡等。
(6)確定所有將寄發(fā)給報名與會(huì )者的宣傳手冊應包括的資料，并著(zhù)手草擬宣傳手冊及報名表、論文摘要表、訂房登記表：報名費、各項社交活動(dòng)及費用、征求論文的規定／方式及收件截止日期、演講視聽(tīng)設備的提供、飯店房?jì)r(jià)及訂房手續、提早報名優(yōu)惠日期、取消報名截止日期、優(yōu)惠訂房截止日期、通訊報名截止日期。
(7)網(wǎng)頁(yè)設計，委托專(zhuān)業(yè)公司或專(zhuān)業(yè)人士設計大會(huì )網(wǎng)頁(yè)，以便會(huì )員上網(wǎng)瀏覽，或使用網(wǎng)上報名。
4．會(huì )前12個(gè)月：
(1)草擬展覽說(shuō)明書(shū)及合約：擬印制寄發(fā)給廠(chǎng)商征展。
(2)收集參展廠(chǎng)商名單：可請籌備委員提供。
(3)征展活動(dòng)開(kāi)始：寄出說(shuō)明書(shū)/辦說(shuō)明會(huì )／親自拜訪(fǎng)。
(4)印制并寄發(fā)宣傳手冊及相關(guān)表格：確定所有相關(guān)名單及單位都已 寄出。
(5)確認講員是否接受邀請并請提供演講題目及摘要：如有人無(wú)法應邀，則另邀請其他人選，盡快確認。
(6)選制大會(huì )紀念品／資料袋獎牌／名牌膠套等：評估可能數量，先預定并確認交貨期。
(7)報備政府有關(guān)單位本次會(huì )議的舉辦時(shí)間：請協(xié)調有關(guān)駐外單位給予與會(huì )者簽證事宜的協(xié)助。
(8)聯(lián)絡(luò )并確定會(huì )議各項安排的供應廠(chǎng)商：視聽(tīng)設備、燈光音響、旅行社、交通、餐飲安排、會(huì )場(chǎng)布置。
5．會(huì )前6個(gè)月：
(1)審核投稿的論文：學(xué)術(shù)節目組委員。
(2)安排節目議程并挑選邀請各組主持人(投稿部分)：學(xué)術(shù)節目組委員。
(3)寄發(fā)通知函給投稿人：告知投稿有否被接受及其報告時(shí)間／地點(diǎn)／組別。
(4)寄發(fā)通知函給所有受邀的主持人：告知其主持的組別／時(shí)間／地點(diǎn)，并寄發(fā)相關(guān)參考資料，如該組論文摘要、報告人背景等。
6．會(huì )前3個(gè)月：
(1)發(fā)布新聞：向相關(guān)媒體預告會(huì )議有關(guān)資訊。
(2)邀請開(kāi)閉幕典禮出席貴賓：如需貴賓致詞，得書(shū)面告知時(shí)間地點(diǎn)。
(3)現場(chǎng)工作／接待人員規劃及招聘：報到處／會(huì )議室／貴賓接待等人員安排并擬定訓練課程。
(4)草擬設計大會(huì )節目手冊：議程確定／演講人、主持人確定／各項社交節目確定。
(5)安排VIP接機事宜：車(chē)輛／接機人員／通關(guān)安排等。
(6)會(huì )場(chǎng)布置設計發(fā)包：含機場(chǎng)歡迎牌／會(huì )場(chǎng)／會(huì )議室／報到處／展覽區／酒會(huì )、晚宴場(chǎng)地。
(7)報到處使用規劃：設計報到流程。
(8)確認各項餐飲安排：酒會(huì )／晚宴／咖啡茶點(diǎn)／午餐。
(9)社交活動(dòng)表演節目設計：開(kāi)、閉幕典禮／酒會(huì )／晚宴。
7．會(huì )前1~2個(gè)月：
(1)通訊報名截止：統計評估報名人數。
(2)與飯店核算已訂房數量：與實(shí)際預定房數相差多少。
(3)現場(chǎng)接待人員工作訓練：1~2次訓練。
(4)印制大會(huì )節目手冊、學(xué)術(shù)論文摘要集、與會(huì )者名冊：已報名者報到時(shí)應領(lǐng)取的資料。
(5)印制大會(huì )相關(guān)印刷品：名牌／證書(shū)／感謝狀／邀請卡／餐券。
(6)檢視各項活動(dòng)／節目／餐飲的安排：演講議程、演講人／主持人通知、視聽(tīng)設備、開(kāi)閉幕典禮流程、酒會(huì )及晚宴、午餐及咖啡茶點(diǎn)、參觀(guān)旅游、表演活動(dòng)等。
(7)展覽廠(chǎng)商協(xié)調會(huì )：攤位位置／布置／進(jìn)撤場(chǎng)事宜等。
(8)檢視場(chǎng)各項set-up：與會(huì )議中心／飯店人員最后確認。
會(huì )議管理服務(wù)流程執行
所有會(huì )前的籌劃、準備就是為了這幾天的會(huì )期，有萬(wàn)全的準備，這個(gè)階段就會(huì )有完美的演出。會(huì )前3天至會(huì )期：
1、召開(kāi)記者會(huì )：準備新聞稿及大會(huì )相關(guān)資料。
2、現場(chǎng)接待／工作人員預演：籌備委員會(huì )主要委員也應到場(chǎng)。
3、報到相關(guān)資料裝袋：并安排運送至會(huì )場(chǎng)。
4、檢視各場(chǎng)所布置：確認并現場(chǎng)驗收。
5、各項節目、表演彩排：司儀或主持人也應到場(chǎng)。
6、會(huì )場(chǎng)桌椅擺設確認：燈光／音響／麥克風(fēng)／銀幕/講臺／幻燈機／投影機／單槍一一檢視無(wú)誤。
7、報到處／秘書(shū)處sep-up：報到資料及大會(huì )相關(guān)資料進(jìn)場(chǎng)。
8、展覽廠(chǎng)商進(jìn)場(chǎng)：廠(chǎng)商報到并發(fā)給相關(guān)資料。
9、檢視餐飲安排：再確認數量、菜單。
10、大會(huì )正式開(kāi)始：根據工作流程表(run-book)進(jìn)行每一項工作;每日工作結束后，主要工作負責人需集中總結當日工作有無(wú)任何缺失需即時(shí)改善，同時(shí)再預習第2天的工作流程。
會(huì )議管理服務(wù)流程維護工作
很多籌備會(huì )議的人通常會(huì )忽略這個(gè)階段，其實(shí)善后工作雖然很累，尤其已經(jīng)準備那么久的會(huì )議終于圓滿(mǎn)閉幕，任誰(shuí)都想好好休息了，但是會(huì )議閉幕后其實(shí)還有很多工作要總結，要把這些工作完成之后，會(huì )議才算結束。會(huì )后1個(gè)月內應做好如下總結工作：
1．統計報名人數：分國家及總數。
2．與飯店核對總住房數：收集賬單并支付賬款。
3．財務(wù)結算。
4．撰寫(xiě)／寄發(fā)感謝函：協(xié)助單位及演講人／主持人等。
5．舉行慶功宴。
6．整理大會(huì )相關(guān)資料并歸檔：含報名表。
7．召開(kāi)總結會(huì )報告收支情形：結案會(huì )議并解散籌備委員會(huì )。
8．論文集編撰。
9．薪資清冊，以備次年初申報所得稅。
10．結案。
由于會(huì )議的性質(zhì)、規模、規格不同，可做出適當調整。