不管是什么級別的商務(wù)會(huì )議，提前做好會(huì )議活動(dòng)策劃時(shí)必不可少的。只有提前策劃好各部分的工作，商務(wù)會(huì )議本身才能有條不紊的進(jìn)行。承德會(huì )議策劃公司有自己的一套執行標準，今天為您詳細介紹一下：

1.確定會(huì )議名稱(chēng)

承德商務(wù)會(huì )議的名稱(chēng)需要高度概括商務(wù)會(huì )議的主要內容，除此之外，還應反映會(huì )議活動(dòng)的主題。一般來(lái)說(shuō)，會(huì )議名稱(chēng)可以取名為xx公司xx會(huì )議，即將會(huì )議主辦方、會(huì )議主題、會(huì )議類(lèi)型等包括進(jìn)去。會(huì )議名稱(chēng)必須用準確、規范的語(yǔ)言表述，其不僅在發(fā)放會(huì )議邀請函時(shí)要用到，在會(huì )議當天還會(huì )被做成橫幅與標語(yǔ)，因此，會(huì )議名稱(chēng)的確定需要謹慎考慮。

2.確定會(huì )議議題

即會(huì )議要討論什么問(wèn)題，這是商務(wù)會(huì )議活動(dòng)的一個(gè)基本要素。會(huì )議議題一般由領(lǐng)導根據企業(yè)實(shí)際需要進(jìn)行指定，或者是領(lǐng)導根據公司相關(guān)人員對其的反饋進(jìn)行綜合考慮后決定的。會(huì )議議題可以分為多個(gè)議題，即一個(gè)主要議題，和其他幾個(gè)小議題，但其必須是相關(guān)聯(lián)的。

3.確定會(huì )議時(shí)間

這包括兩個(gè)部分，其一是會(huì )議舉辦的日期，其二是會(huì )議舉辦的時(shí)長(cháng)。

會(huì )議日期的確定需要考慮許多因素，包括會(huì )議核心人物的空閑時(shí)間、天氣因素等，發(fā)起投票，選擇大多數人方便的日子。會(huì )議舉辦的時(shí)長(cháng)根據會(huì )議類(lèi)型的不同有很大的區別，長(cháng)則幾十天，短則幾十分鐘即可結束。確定會(huì )議時(shí)長(cháng)需要考慮會(huì )議議題數量、類(lèi)型、性質(zhì)等，會(huì )議時(shí)長(cháng)在會(huì )議活動(dòng)策劃時(shí)就應安排規定好，并及時(shí)通知參與會(huì )議的人員，方便其安排時(shí)間。

4.確定會(huì )議地點(diǎn)

會(huì )議地點(diǎn)的確定要考慮交通、場(chǎng)地內部設施、容納人數、服務(wù)水平與經(jīng)驗、檔次等因素，并結合會(huì )議規模的大小以及會(huì )議活動(dòng)策劃的預算進(jìn)行綜合考慮與調整。如果是小型會(huì )議，在公司內部會(huì )議室即可進(jìn)行；如果會(huì )議比較重要，可以去專(zhuān)業(yè)的場(chǎng)地，其服務(wù)比較有保障，能減少會(huì )議策劃方面的壓力，但租金方面就會(huì )比較貴了。

5、確定會(huì )議流程與相應的工作人員

會(huì )議流程包括簽到、發(fā)言等環(huán)節，以簽到為例，為提升簽到效率，這里可以使用大屏互動(dòng)電子簽到，嘉賓掃碼即可完成簽到，快捷又方便。會(huì )議工作人員的安排也很重要，這是因為會(huì )議上工作人員比較多，包括安保人員、接待人員、發(fā)言人等，要提前策劃好每個(gè)人的工作，制定一份執行表格，明確責任。在會(huì )議舉辦前，可以進(jìn)行會(huì )議流程的彩排，確保會(huì )議活動(dòng)當天的順利進(jìn)行。